Quand les entreprises gagnent en importance, elles font bien souvent face à un nouveau défi, celui de garder toutes leurs équipes alignées sur le même objectif. Mais chaque groupe d’employés dispose de son propre ensemble de priorités, et il n’est pas toujours évident de leur fournir tout le soutien dont ils ont besoin pour booster les résultats de l’entreprise.
Cet article vous apprendra comment les managers et les dirigeants peuvent se servir de la méthode OKR (Objectives and Key Results) pour encourager la responsabilité, la transparence et l’harmonisation au sein de leurs organisations.
Présentation de la méthode OKR
Composant essentiel de toute stratégie de gestion des performances, la détermination des objectifs permet d’aider les entreprises à surmonter les défis liés à la croissance de leurs effectifs. La méthode OKR est un modèle de détermination des objectifs très populaire que les entreprises emploient pour définir et mesurer les progrès réalisés aux différents niveaux de l’organisation. Bien utilisée, la méthode OKR permet de susciter l’innovation, d’harmoniser les équipes et d’ouvrir la voie pour la croissance des entreprises.
De nombreux modèles de détermination des objectifs ont vu le jour au fil du temps. La méthode OKR a pour sa part été instaurée chez Intel par l’expert en management Andy Grove avant d’être popularisée par Google durant la fin des années 90. De nos jours, la méthode OKR est à l'œuvre au sein de milliers d’organisations telles que Spotify ou Amazon, et même dans l’US Navy.
Comment la méthode OKR booste les résultats d’une entreprise ?
La méthode OKR intervient sur 5 points clés de la gestion des performances :
- Harmonisation : La méthode OKR permet de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde en ce qui concerne le travail des équipes, l’objectif de ce travail, et la façon dont il favorise la croissance de l’entreprise.
- Priorisation : La méthode OKR permet de faire le lien entre les objectifs généraux et le travail quotidien nécessaire pour les atteindre, donnant ainsi aux employés les outils dont ils ont besoin pour prioriser leurs tâches quotidiennes et leurs projets à plus long terme.
- Transparence : La méthode OKR favorise une culture d’entreprise transparente en tenant tout le monde informé de l’impact et des priorités des différentes équipes et individus au sein de l’organisation toute entière, du PDG jusqu’au stagiaire.
- Responsabilité : La méthode OKR permet de définir clairement les attentes et les responsabilités en termes de performance en supprimant toutes les zones de flou quand à la responsabilité de chacun dans l’accomplissement des objectifs donnés.
- Autonomisation : La méthode OKR permet de montrer aux employés l’impact de leur travail et de leur donner un sentiment d’accomplissement au regard de leur progression.
Anatomie de la méthode OKR
Modèle de détermination des objectifs ayant fait ses preuves au sein d’entreprises de toutes tailles, la méthode OKR doit son efficacité à sa structure de base et sa mise en œuvre pratique. Voici un aperçu de son fonctionnement.
Structure
La méthode OKR divise les objectifs en deux types : les accomplissement et les actions qui permettent de les appuyer. Elle se structure autour de deux questions fondamentales :
Objectif : Où est-ce que je veux aller ?
L’Objectif est le but de l’organisation toute entière, de l’équipe ou de l’individu. Les Objectifs sont généralement qualitatifs et permettent de fixer le cap de ce que chaque échelon ou division de l'entreprise cherche à accomplir en un temps donné.
Résultat clé : Comment vais-je y arriver ?
Les Résultats clés sont les résultats évaluables qui doivent être atteints afin de valider l’Objectif, soit une sorte de “check list” nécessaire à l'accomplissement d’un objectif plus général. Les Résultats clés permettent de suivre la progression et sont généralement basés sur des indicateurs mesurables.
Application
Le modèle OKR est surtout efficace en raison de la façon dont il est mis en œuvre au sein des différentes organisations.
Échelons organisationnels
Les objectifs des individus et des équipes doivent être reliés aux objectifs généraux de l’entreprise par le biais de résultats clés mesurables. Cette interaction des objectifs permet de booster l'engagement des employés et de favoriser une harmonisation générale entre les différents échelons de l’organisation.
Harmonisation
Chaque entreprise devrait viser l’harmonisation des OKR entre les différents échelons organisationnels, mais il existe deux approches différentes pour atteindre cette harmonisation :
Harmonisation stricte
Avec cette approche, les résultats clés se traduisent directement en objectifs pour les échelons inférieurs.
Harmonisation directionnelle
Avec cette approche plus flexible, les organisations établissent des objectifs qui s'insèrent dans les résultats clés des échelons supérieurs mais sans en être la simple copie.
Résultats clés pondérés
Tous les résultats clés ne sont pas égaux, certains ont de plus gros impact sur la progression que d’autres. En assignant des valeurs pondérées différentes aux résultats clés, les entreprises peuvent rendre compte de la valeur relative de chaque action individuelle sur la progression générale vers l’objectif global.
Les résultats clés pondérés permettent à votre équipe d’évaluer les actions en se basant sur leur niveau d’importance réel dans le processus d’accomplissement des objectifs. Dans l’ensemble, cette approche donne aux entreprises un meilleur contrôle sur la façon dont elles mesurent la progression de leurs objectifs et communiquent sur les résultats.
Rythme
La réalité des affaires peut changer radicalement en l’espace de quelques mois, alors attendre six mois pour discuter des objectifs n’est peut-être pas une approche très agile. Mais d’un autre côté, des OKR hebdomadaires s'apparenteraient plutôt à une banale liste de tâches qu’à une stratégie globale. Instaurer des OKR tous les trimestres permet en revanche de donner juste assez de champ aux entreprises pour atteindre leurs objectifs.
Aujourd'hui, plus de 50% des objectifs d’entreprise, d’équipe et individuels s’étalent sur une période de 90 jours ou moins.
Qualités d’une méthode OKR bien exécutée
La méthodologie OKR se distingue des autres modèles de détermination des objectifs par son approche unique fusionnant ambition et applicabilité. Elle est aussi conçue pour encourager la transparence et la responsabilité à tous les échelons de l’entreprise.
Les objectifs devraient être ambitieux; un but inspirant a tendance à pousser tout le monde à voir plus grand.
Les résultats clés devraient être mesurables; établir un point final pour les objectifs permet aux entreprises de quantifier avec précision les progrès réalisés.
Les OKR devraient être transparents; la transparence au sein des organisations engendre un sentiment de responsabilité et fournit assez de contexte aux équipes pour qu’elles puissent prendre des décisions informées.
Un guide pas-à-pas pour implémenter la méthode OKR
La détermination d’objectifs n’est pas un procédé universel. Quand une organisation se prépare à lancer un programme OKR, il y a certaines étapes à respecter avant, pendant et après l’implémentation.
1. Concevoir un programme OKR
Les organisations doivent identifier comment elles vont configurer le programme OKR à l’intérieur de leur système de détermination des objectifs avant même de le lancer, afin de concevoir le processus qui répondra le mieux à leurs besoins. Nous précisons ci-dessous ce que les entreprises doivent prendre en compte avant de lancer un programme OKR.
Mission, Vision & Stratégie
Avant d’implémenter le programme OKR, les entreprises doivent définir clairement la mission, la vision, et la stratégie commerciale que la méthode OKR viendra renforcer. Vos OKR doivent refléter votre stratégie, permettre l’accomplissement de votre vision, et être en harmonie avec votre mission générale.
Opérations
Le contexte économique d’une entreprise doit dicter son approche de la détermination des objectifs. Avant d’établir les OKR, les entreprises doivent évaluer les différents aspects de leurs opérations quotidiennes tels que les effectifs, la structure organisationnelle, les processus antérieurs et bien d’autres...
Synchronisation
Si c'est la première fois que vous utilisez les OKR dans votre entreprise, mieux vaut laisser de côté l’harmonisation stricte pour se concentrer plutôt sur une harmonisation directionnelle. Les dépendances favorisent l’apparition d’un effet d'étranglement, nous recommandons donc aux entreprises d'éviter de rendre les choses plus compliquées que de raison.
Appropriation
Si les équipes RH sont les seules à supporter tout le processus d’implémentation des OKR, cela envoie un message négatif au reste de l’organisation, un message selon lequel les OKR ne sont rien de plus qu'un processus administratif. Afin qu’un programme OKR porte ses fruits, il faut qu’il bénéficie du parrainage public de la direction.
2. Déploiement de vos programmes OKR
Implication des employés
Même s’il est difficilement possible de faire en sorte que chaque employé soit pleinement impliqué dans chaque étape du processus OKR, les employés devraient au moins savoir clairement qui est responsable de l’implémentation et du suivi des programmes OKR pour chaque échelon de l’entreprise, quels projets et indicateurs ils devraient favoriser, pourquoi l’organisation instaure un nouveau modèle de détermination des objectifs et comment leur travail fait corps avec le reste de l’entreprise.
Formation du personnel
La détermination des objectifs est plutôt un talent acquis qu’un talent inné, les organisations doivent donc fournir des indications appropriées à leurs employés sur comment établir des OKR de qualité. Les ateliers (pour les cadres, les managers et les employés) sont un très bon moyen d’introduire la méthodologie OKR aux nouveaux venus et d’encourager l’harmonisation à tous les niveaux de l’entreprise pour les prochaines sessions.
Organisation
Quelle que soit la taille de votre entreprise, faire le suivi des OKR peut s’avérer complexe. Les organisations comme Google ont établi leurs propres outils internes, d’autres utilisent des méthodes ad hoc telles que les feuilles de calcul, et de plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels de suivi d’objectifs dédiés pour garantir la transparence et la mesurabilité des OKR.
3. Gérer les programmes OKR
Noter les OKR
Le classement est la méthode par laquelle une entreprise peut évaluer objectivement la performance au regard des OKR. Tous les OKR sont classés sur une note allant de 0.0 à 1.0, comme sur le schéma ci-dessous. Chaque résultat clé est noté, et la moyenne des résultats clé est utilisée pour établir le classement de chaque objectif associé.
Si vous obtenez tout le temps un score parfait sur vos OKR, c’est le signe que vous devriez établir des objectifs plus ambitieux. En contrepartie, si vous êtes toujours noté en dessous de 0.3 sur vos objectifs, il est peut-être temps de réajuster vos objectifs et résultats clés.
Partager la progression
Des réunions-bilans sur les OKR sont essentielles. Au début de chaque trimestre, tous les échelons de l’organisation devraient se rassembler et discuter sur la façon dont ils ont performé par rapport aux OKR établis au début du dernier trimestre. Les managers et collaborateurs directs devraient aussi inclure les données OKR dans leurs entretiens individuels.
Tirer des enseignements
Si le système de notes est une façon objective de mesurer la progression, c’est en contextualisant les réussites et les échecs au sein d’un cycle OKR donné que l’on peut en tirer les enseignements qui nous permettront d’avancer. L’évaluation des OKR doit se faire sur une base régulière, mais chaque cycle doit aussi être accompagné d’une réflexion sur ce qui s’est bien passé, ce qui s’est moins bien passé et sur ce qu’on peut en tirer pour aller de l’avant au prochain cycle.
Exemples d’OKR
Voici quelques exemples d’OKR efficaces. Veuillez remarquer comment, dans chaque exemple, l’objectif est clair, ambitieux et en harmonie avec un thème général, tandis que les résultats clés sont facilement mesurables et conçus pour aider à accomplir l’objectif.
OKR pour une entreprise
OKR pour une équipe
OKR pour un individu
FAQ
Les OKR devraient-ils se focaliser sur le rendement ou sur les résultats ?
Le but des OKR est de se focaliser sur les résultats plutôt que sur le rendement. La différence essentielle entre ces deux états d’esprit est que dans un cas on se concentre sur ce qui a été accompli, tandis que dans l’autre on se concentre sur comment les choses ont été accomplies.
Qui devrait être responsable pour un objectif plurifonctionnel ?
Tant qu’il existe une délimitation claire des responsabilités, il est acceptable d’accorder la responsabilité d’un objectif donné à plusieurs partis, à condition qu’il s’agisse d’une réelle priorité plurifonctionnelle pour votre entreprise. Toutefois, si tous vos OKR sont placés sous la responsabilité de plusieurs personnes ou équipes, c’est sans doute le signe que vos objectifs sont trop larges et qu'il vous faut les diviser en résultats clés plus petits.
Comment les OKR devraient-ils être employés dans les bilans de performance ?
Il s’agit là d’une décision personnelle que chaque équipe dirigeante devrait prendre pour son entreprise. Mais quoi que vous décidiez, les OKR ne sont pas synonymes d’évaluations des performances pour chaque employé, et les entreprises qui souhaitent relier les OKR avec les évaluations de performance ne devraient pas se reposer uniquement sur eux. Elles devraient plutôt intégrer les OKR dans un bilan complet de tous les aspects de la gestion des performances.
Conseils
Le modèle OKR est un outil puissant pour aider les entreprises à définir leurs objectifs et les actions mesurables qui peuvent être appliquées pour les soutenir. Voici enfin quelques derniers conseils pour faire en sorte que la méthode OKR fonctionne pour votre entreprise :
- Faites en sorte que vos OKR soient flexibles. Ne soyez pas obsédé par l’harmonisation entre les différents échelons.
- Utilisez les leçons tirées des anciens OKR pour rebondir et créer vos nouveaux OKR.
- Soulignez l’importance du soutien de la direction quand vous mettez en place vos programmes OKR.
- Établissez vos OKR sur une base régulière, idéalement tous les trimestres mais au minimum tous les semestres.
- Assurez-vous que vos OKR soient ambitieux, mesurables, et transparents.
- Mobilisez des outils qui facilitent et priorisent le suivi des OKR.
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